Ostvarenje VS Plan
Novčani proračun (budžet) predstavlja plan očekivanih novčanih primitaka i novčanih izdataka poduzeća za određeno vremensko razdoblje. On odražava efekte budućih poslovnih aktivnosti na novčane pozicije poduzeća. Većinom su banke i/ili investitori zainteresirani korisnici novčanog proračuna (planirani CF za određeni period).
Kako bi se izradio novčani proračun potrebno je izraditi podlogu sa ostvarenim novčanim primicima i izdacima. Kao dobra polazna pretpostavka svakako bi bilo poželjno izraditi novčani tok po direktnoj metodi za prethodno razdoblje ili barem za 6 mjeseci. U praksi rijetko se koristi direktna metoda izrade novčanog toka već je to pretežno indirektna metoda. Razlika je jednostavna, direktna metoda se veže na transakcije po žiro računu i gotovini dok se indirektna izvodi iz bilance. Ne mogu tvrditi da je indirektna loša ali za takvu vrstu izvještaja postoji jedan važan preduvjet a to su pravovremena i točna knjiženja koja su sastavni dio bilance. Direktna metoda u tom slučaju pružiti će svakako točnije i pravovremene informacije što se sa novcem u određenom razdoblju događa.
Ono što Vam svakako jamčim ovom metodom je da ćete znati točno na što su novci utrošeni i i jeste li u određenom periodu kreirali negativan ili pozitivan novčani tok. Drugim riječima trošite li bržom dinamikom nego što zarađujete?
Kako biste došli do odgovora krenimo redom sa potrebnim koracima (potrebno je osnovno znanje excela- korištenje pivot tablice i vlookup funkcije).
Izrada novčanog tok u 4. koraka-direktna metoda (ostvarenje)
1. korak: Definiranje strateških kategorija unutar novčanog toka-direktna
Prije izrade novčanog toka po direktnoj metodi potrebno je definirati što je za Vaše poduzeće od strateške važnosti kako bi se kodirao kao novčani primitak i izdatak. Svako poduzeće ima različite segmente poslovanja. Navesti ću primjer Poduzeća A kako bi bilo logično ono što je važno baš za Vaše poslovanje. Poduzeće A primarno se bavi logistikom odnosno cestovnim prijevozom robe, posjeduje dugotrajnu imovinu koju iznajmljuje na mjesečnoj osnovi kao sekundarnu djelatnost. Ključna kategorija novčanih izdataka bi bila novčani izdatci za gorivo, novčani izdatci za zaposlene, novčani izdatci za održavanje gospodarskih vozila, novčani izdatci za leasing, novčani izdatci za održavanje nekretnina. Ostale izdatke možemo svrstati u ostalo. Što se tiče novčanih primitaka kategorije bi bile: Novčani primici od kupaca (prijevoz), novčani primici od najma poslovnih prostora.
2. korak: Uvoz podataka odnosno transakcija sa žiro računa-Excel format
Ukoliko imate više banka potrebno je sa svake banke preuzeti promete u Excel formatu za razdoblje u kojem želite izraditi novčani tok. Prilikom preuzimanja odaberite Excel format. Spojite sve promete u jednu tablicu.
3. korak: Kodiranje transakcija koje ste definirali u 1. koraku
Kako bi smo izradili bazu na kojoj će Vam se bazirati svi budući novčani tokovi potrebno je ručno za jedna mjesec upisati pored svake transakcije kupca/dobavljača o kojoj vrsti primitka/izdatka se radi a sukladno ključnim kategorijama koje ste odredili u koraku 1. Na primjeru Poduzeća A kojeg sam navela sva izvršena plaćanja prema benzinskim postajama će biti novčani izdatci za gorivo jer je to strateška sirovina Poduzeća A. Na ostale mjesece treba koristeći funkciju vlookup i kodirati sve ostale transakcije na temelju informacija koje ste prethodno ručno upisali.
4. korak: Kreiranje novčanog toka pomoću pivot tablice
Nakon što ste pripremili polazne podatke potrebno je povući bazu podataka u pivot tablicu. Datumi će biti u kolonama, primitci i izdatci u redovima. Ovdje jednostavno možete kreirati želite li da novčani tok bude na dnevnoj, mjesečnoj ili godišnjoj razini. Svakim dodavanjem novih prometa u bazu koju već imate potrebno je samo proširiti izvor podataka i osvježiti pivot tablicu.
5. Analiza novčanog toka
Ostvarujete li negativan ili pozitivan cash flow? Ukoliko je negativan cash flow ostvarujete li ga zbog investicijskih aktivnosti ili se generira unutar redovnog poslovanja? Analizirajte priljeve i odljeve, potrebno je uspostaviti ravnotežu jer će se negativni cash flow svakako kumulirati. Ukoliko ostvarujete pozitivan novčani tok sigurna sam da ga možete i unaprijediti. Ukoliko budete redovito ažurirali novčani tok imati ćete u svakom trenutku točan podatak gdje novac ˝odlazi˝, imati ćete jasan podatak kako planirati buduće investicije, koji mjeseci su problematični i točno u kojem iznosu. Novčani tok je kraljica svih izvještaja i vrlo dobra podloga za strateške odluke.
Autor: Jasmina Milković, mag. oec